(verpd) In Zeiten der Coronapandemie finden Arbeitsmeetings und -gespräche vermehrt online statt. Damit das funktioniert, muss verstärkt auf Kommunikationsregeln geachtet werden. Dazu gehört etwa, einen Moderator des Meetings zu bestimmen und auch die Rednerreihenfolge zu beachten. Auch sollten klar zu bedienende Instrumente genutzt und auf eine ruhige Arbeitsumgebung geachtet werden. Letztendlich geht es nicht nur darum, mit vielleicht mangelnden Internetbandbreiten zurechtzukommen, sondern auch die Motivation und den Zusammenhalt bei den Heimarbeitern zu fördern
Viele Erwerbstätige sind derzeit ins Homeoffice verbannt. Der Kontakt zur Arbeitswelt läuft meist nur über Telefon und Internet. Für Beratungstermine und Teammeetings bieten sich hier Videokonferenzen an. Dabei gibt es die eine oder andere Verhaltensregel zu beachten.
„Virtuell ist es schwieriger, alle Teilnehmer im Blick zu haben. Deshalb empfiehlt es sich, einen Moderator zu bestimmen“, rät Kerstin Steffen, Marketingchefin des E-Learning-Dienstleisters IMC AG. Fragende Blicke, Zustimmung oder Skepsis lassen sich nicht so einfach registrieren. Daher sollte häufiger nachgefragt werden.
In Gruppenmeetings Moderator bestimmen
„Ab mindestens vier Teilnehmern sollte ein Moderator dafür sorgen, dass alle nacheinander reden“, stimmt Simone Stargardt zu. Sie ist Fachfrau für modernes Personalmanagement und Inhaberin der Weiterbildungsakademie Carriere & More. Nichts störe eine Videokonferenz mehr, als wenn mehrere gleichzeitig sprechen.
Je nach genutztem Programm ist es möglich, als Administrator andere Teilnehmer stummzuschalten. „Das empfiehlt sich allerdings nur bei größeren Runden und sollte vorher kurz angesagt werden“, so Stargardt.
Der Moderator sollte außerdem während des Gesprächs immer wieder rekapitulieren und das Gesagte kurz zusammenfassen. Eine kleine Agenda im Vorfeld gibt eine Leitlinie für den Inhalt, der hier abgearbeitet werden soll.
Intuitiv bedienbares Tool einsetzen
„Wenn Onlinekonferenzen erstmalig stattfinden, sollte ein Tool gewählt werden, das auch für wenig technikaffine Teilnehmer einfach zu bedienen ist“, lautet ein weiterer Tipp von Frau Stargardt. Sie hat wegen der Coronapandemie Meetings und den kompletten Unterricht ihrer Weiterbildungsakademie ins virtuelle Klassenzimmer verlegt. Dazu loggen sich Teilnehmer und Dozenten in den Live-Unterricht über Zoom, ein browserbasiertes Videokonferenztool ein.
Solche Videokonferenztools sind zum Beispiel auch Skype, Facetime, Microsoft Teams, Circuit, Adobe Connect, BlueJeans, FastViewer, GoToMeeting und Jitsi Meet bis zu Whatsapp-Videotelefonie (aber auch das zuletzt umstrittene Zoom, das nun Nachbesserung in puncto Sicherheit gelobt). Im Prinzip ist hierzu jede entsprechende Anwendung sinnvoll, die niederschwellig genutzt werden kann.
„Wir nutzen Microsoft Teams, es gibt aber auch diverse andere Programme, die ähnliche Funktionen bieten“, so die Digitalexpertin Steffen. Für die Nutzung hat sie interne Guidelines erstellt, die Usern helfen, sich professionell zu verhalten. „Wir wollen zum Beispiel, dass die Kamera, wann immer möglich, eingeschaltet ist, das gibt einen Mehrwert fürs Gespräch“, wie Steffens betont.
Ruhiger Ort mit gutem Empfang, Bandbreite schonen
Simone Stargardt hat einen Tipp, um die maximale Bandbreite herauszuholen: „Am besten für das Onlinemeeting einen ruhigen Ort mit wenig Störgeräuschen und gutem Empfang aufsuchen und nicht mit dem Mobilgerät in der Wohnung umherlaufen.“
Außerdem sollten vor dem Start ins virtuelle Meeting sämtliche Cloud-Synchronisationen angehalten und laufende Programme beendet werden. Bei Problemen mit dem Ton besser ein Headset benutzen, zum Beispiel die Kopfhörer des Smartphones.
„Wir empfehlen bei schlechter Bandbreite, die Kamera zu deaktivieren, den Kollegen kurz Bescheid zu geben und sich neu einzuwählen“, sagt Steffen. Auch sei es sinnvoll, Besprechungen auf „ungerade“ Zeiten zu legen wie 9:50 Uhr oder 15:20 Uhr oder auf Randzeiten auszuweichen, an denen der Traffic generell nicht so hoch ist.
Mangelkommunikation ausgleichen: Absprachen, Chat, Emojis
Virtuelle Beratungen sind anders als persönliche Treffen. „Deshalb sollte man beim Sprechen in digitalen Meetings mehr Pausen machen, um Gelegenheit für Rückfragen zu geben“, betont Kerstin Steffen. Besprechungsregeln, eine klare Kommunikation und eindeutige Aufgabenverteilung sind hier wichtig. „Arbeiten Sie noch mehr mit Deadlines und Absprachen als sonst“, rät die Marketingfrau.
Sicher können Chats, Smileys und Ähnliches die Kommunikation während der Videokonferenz erleichtern. Kleine Symbole können Humor und Gefühle transportieren, wo das per Körpersprache schlecht möglich ist.
„Wir machen gerne ein kurzes Blitzlicht zu Beginn, um die Stimmung der Teilnehmer abzufragen. Dann können alle ein entsprechendes Emoji in den Teamchat stellen“, erzählt Steffen. Auch könne man den Teamchat zum Sammeln von Fragen nutzen, die am Ende des Gesprächs beantwortet werden.
Auf Körpersprache, Stimme, Haltung, Lächeln achten
„In die Kamera schauen, aufrecht sitzen, auch zu Hause ordentliche Kleidung tragen“, fasst Kerstin Steffen die Punkte zusammen, auf die es für sie außerdem ankommt. Auch der private Hintergrund sollte aufgeräumt und ruhig sein oder per Konferenzprogramm verschwommen angezeigt werden.
Spielende Kinder oder der Partner beim Fernsehen auf der Couch im Hintergrund sind jedenfalls tabu. „Nutzen Sie private Hingucker, um Nähe zu schaffen. Achten Sie aber genau darauf, was Sie zeigen wollen und sollten“, so Steffen.
Ideal ist eine gute Lichtquelle von der Seite. Wer mag, kann ein Firmenshirt mit Logo tragen oder eine gebrandete Kaffeetasse ins Bild stellen. „Wir ermutigen unsere Mitarbeiter auch dazu, neue Formate auszuprobieren. Warum nicht eine gemeinsame Kaffee- oder Mittagspause virtuell verbringen, wenn es die Zeit und die Internetverbindung zulassen?“, schlägt Steffen vor.
Der richtige Versicherungsschutz für das Homeoffice
Wer im Homeoffice arbeitet, sollte sich generell auch über seinen Versicherungsschutz Gedanken machen. Zwar sind viele elektronische Geräte, die zu Hause genutzt werden, wie Notebook oder Drucker, normalerweise durch die Hausrat-Versicherung gegen Schäden durch Brand, Einbruch-Diebstahl, Leitungswasser und Sturm abgesichert. Dies gilt in vielen Hausrat-Policen jedoch nur, wenn das Equipment in einem Raum steht, der sowohl beruflich als auch privat genutzt wird und es sich nicht um ein Arbeitszimmer handelt, das ausschließlich nur für berufliche Zwecke vorhanden ist.
In manchen Hausratversicherungs-Verträgen ist die Ausstattung eines reinen Arbeitszimmers, sofern es nur über die Privatwohnung und nicht über einen separaten Zugang erreichbar ist, kostenlos mitversichert oder kann optional mitversichert werden. Das Inventar in einem reinen Arbeitszimmer ist aber auch über eine spezielle Geschäftsinhalts-Versicherung versicherbar. Doch nicht nur das Equipment sollte abgesichert sein. Ein Arbeitnehmer ist nämlich nur während seiner beruflichen Tätigkeit im Homeoffice gesetzlich unfallversichert.
Die Grenzen zwischen privater und beruflicher Tätigkeit sind im Homeoffice jedoch oft fließend, sodass für diverse Unfälle während der Erwerbstätigkeit zu Hause kein gesetzlicher Unfallschutz besteht. Doch selbst wenn die gesetzliche Unfallversicherung leistet, drohen bei einer unfallbedingten Invalidität oder Berufsunfähigkeit Einkommenseinbußen. Umso wichtiger ist für Erwerbstätige im Homeoffice eine individuelle Absicherung, beispielsweise durch eine private Unfall-, Berufs- und/oder Erwerbsunfähigkeits-Versicherung.
